🚀 Jak zaplanować strategię marketingową konferencji? Case study Future Crunch

Cześć! Z tej strony Patrycja 👋 W każdy poniedziałek dzielę się wiedzą, jak z sukcesem rozwijać biznes w digitalu 🚀 Tym razem przedstawiam Ci case study z nietypowego projektu, który prowadziłam w ubiegłym roku 😀 

W enjoyGrowth! opisuję kejsy, które mnie zainspirowały, ale też będą coraz częściej takie, za które ja odpowiadałam. Robię to z dwóch względów. Po pierwsze, aby pokazać, czym zajmuję się na co dzień. Po drugie, abyś czerpał_ inspiracje oraz tzw. lessons learned, czyli wnioski do wdrożenia w przyszłości. Na pierwszy ogień wybrałam konferencję Future Crunch, przy której współpracowałam z fundacją TeenCrunch. To było pierwsze tego typu stacjonarne wydarzenie w Warszawie, które dodatkowo było transmitowane w metaverse ❗️ Future Crunch połączył w jednym miejscu świat korporacji, startupów oraz młodych przedsiębiorców 🤝 

Kilka danych na początek:

• konferencja trwała 8h

• w wydarzeniu wzięło udział ponad 230 osób

• przeprowadzono 6 paneli dyskusyjnych z najlepszymi ekspertami z biznesu i rynku startupowego

• zaprezentowano 5 pitch decków (prezentacji z pomysłami biznesowymi uczestników programu TeenCrunch)

Ale po kolei: na koniec 2022 roku zgłosiła się do mnie fundacja TeenCrunch, która inspiruje i wspiera młodych ludzi w przekształcaniu ich innowacyjnych pomysłów w realne, efektywne projekty. Jej celem jest rozwijanie umiejętności przedsiębiorczych wśród młodzieży, z naciskiem na technologie przyszłości, takie jak AI. TeenCrunch zwróciło się do mnie z tematem zaplanowania działań marketingowych dla konferencji FutureCrunch, która miała odbyć się w kwietniu 2023. Na co dzień więcej pracuję z obszarami: e-commerce, digital marketing, poszukiwanie obszarów do poprawy efektywności biznesowej, ale po zapoznaniu się z briefem postanowiłam podjąć się zadania, z którym przyszła do mnie fundacja. Dlaczego? Ponieważ wiedziałam, że będę miała realny wpływ na realizację działań wg zaplanowanej przeze mnie strategii. Ponadto zainteresowała mnie misja fundacji oraz to, że będę mogła przekazać swoją wiedzę młodym członkom tej organizacji 😀

Przygotowałam następujące tematy, aby w pełni przedstawić Ci ten projekt:

🚀 Idea Future Crunch

👩‍💻 Moja rola w projekcie Future Crunch 2023

🚀 Strategia marketingowa konferencji Future Crunch

💥 Realizacja przykładowych działań, w których wsparło nas AI

📈 Lessons learned jako obowiązkowy punkt każdego projektu

💛 Krótkie podsumowanie ode mnie

🚀 Idea Future Crunch

Future Crunch jest konferencją organizowaną przez fundację TeenCrunch. Konferencja z 14 kwietnia 2023 r. w była podzielona na trzy sekcje tematyczne:

1. Future

2. Tech

3. Growth

W panelach dyskusyjnych wystąpili czołowi eksperci ze świata biznesu i startupów m.in. Artur Kurasiński (przedsiębiorcami), Nina Wieretiło (Founder, EduCat), Magda Bigaj (założycielka i prezeska Instytutu Cyfrowego Obywatelstwa), Borys Musielak (Founding Partner w Smok Ventures), Piotr Grabowski (Co-Founder Foodtech), Tomasz Woźniak (Partner & CEO Future Mind). Każdy z prelegentów występował za darmo, aby wesprzeć młodych ludzi i ich debiut w świecie startupowym.

Na agendzie znalazły się m.in. następujące tematy:

• zakupy przyszłości: smart shopping i meta commerce, czyli gdzie właściwie zmierzamy z tymi zakupami

• wpływ wirtualnej rzeczywistości na kształt i rolę mediów dla społeczeństwa wielopokoleniowego

• leadership międzypokoleniowy w czasach pędzącej cyfryzacji

Future Crunch jest także zwieńczeniem programu akceleracyjnego, który prowadzi fundacja. Podczas wydarzenia uczestnicy prezentują swoje pomysły biznesowe i innowacje, nad którymi pracowali przez cały program. Grono jury ocenia potencjał biznesowy tych pomysłów i na koniec jest przyznawana nagroda 🎁 

Kilka zdjęć z wydarzenia:

A także ujęcie z transmisji eventu w metaverse 💻️ 

👩‍💻 Moja rola w projekcie Future Crunch 2023

Wiesz już co to było za wydarzenie, czego dotyczyło oraz kto wziął w nim udział. Zanim przedstawię Ci szczegóły strategii i realizacji, to wyjaśnię, jaka była moja rola w tym projekcie. Odpowiadałam za:

• strategiczne przygotowanie planu marketingowego tego wydarzenia

• całą koordynację jego realizacji (ściśle pracujący ze mną zespół składał się z project managera, 2 osób od social media oraz grafika):

  • część wizualną, czyli produkcję wszystkich grafik oraz copy

  • social media na Facebooku, Instagramie i Linkedin → w tym realizację świadczeń dla partnerów tego wydarzenia

  • działania reklamowe w Google Ads i Mecie, które ustawiałam i prowadziłam samodzielnie 🙈 

  • oraz dodatkowe tematy jak projekt identyfikatorów, czy regulamin wydarzenia

• zarządzenie i codzienną motywację fantastycznego zespołu młodych ludzi 😊 

Pierwotnie miałam być konsultantem marketingowym. Ostatecznie poprowadziłam zespół w tym obszarze, pomagałam im w codziennej realizacji zadań np. tworzeniu grafik i copy, ale przede wszystkim byłam dla nich obecna praktycznie non stop. Weszłam w moją naturalną rolę mentora, gdzie dzieliłam się swoją wiedzą z digital marketingu, a także pokazywałam, w jaki sposób prowadzić projekt, aby zadania były realizowane według ustalonego planu (np. w tym wspierała nas Asana, gdzie wszystkie zadania były rozdzielone w zespole i do tego były przypisane terminy realizacji).

Tuż przed konferencją zespół docenił moją pracę i nieoczekiwanie zaprosił mnie do wystąpienia w panelu dyskusyjnym “leadership międzypokoleniowy w czasach pędzącej cyfryzacji”. Dla mnie to była największa nagroda za to, jaką pracę włożyłam w ten projekt 💛 

🚀 Strategia marketingowa konferencji Future Crunch

Do przygotowania strategii marketingowej potrzebne są założenia m.in. cel i grupa docelowa. Wybrane z nich to:

• konferencja miała odbyć się w Warszawie (w późniejszym terminie otrzymaliśmy potwierdzenie, że będzie także transmisja w metaverse), a po niej był przewidziany wieczorny networking w Rotundzie PKO → lokalizacja determinowała ustawienie geolokalizacji w kampaniach płatnych (woj. mazowieckie)

• ustaliliśmy, że bilety będą symboliczną opłatą ok. 100 pln, aby pokryć koszty organizacji np. cateringu → niższa cena “early bird” była komunikowana na początku, następnie wzrastała po 2 tygodniach. Ta zmiana z kolei musiała być zaplanowana pod kątem przygotowania kreacji reklamowych i copy.

• cel: sprzedaż 200 biletów poprzez stronę www

• grupa docelowa:

  • środowisko startupowe: osoby z Venture Capital i private equity, aniołowie biznesu

  • środowisko biznesowe: potencjalni inwestorzy, osoby zainteresowane nowymi technologiami

• wartość wydarzenia zdefiniowaliśmy jako unikatową wiedzę od najlepszych na rynku ekspertów, która jest połączona z potencjalnymi okazjami inwestycyjnymi (pitch deckami zespołów) oraz networkingiem

• na płatne działania mediowe mieliśmy niewielki budżet, który miał być wsparty grantem Google’a dla fundacji

• miejsca komunikacji: kanały social mediowe TeenCrunch (Facebook, Instagram, Linkedin)

W ramach strategii marketingowej ustaliłam III filary komunikacji:

1️⃣ Panele dyskusyjne, które miały poruszać zagadnienia związane z technologiami przyszłości, nowym pokoleniem, inwestowaniem i zarządzaniem.

2️⃣ Prelegenci - to były znane osoby ze świata biznesu oraz startupowego, dlatego kluczowe było uwzględnienie ich nazwisk w komunikacji. To właśnie oni mieli przyciągnąć uczestników tego wydarzenia. Moim pomysłem było także zaproszenie prelegentów do krótkich wypowiedzi, które następnie znalazły się w komunikacji.

3️⃣ Uczestnicy programu akceleracyjnego (w sumie było 5 zespołów), ponieważ to było ich wydarzenie. Przez kilka miesięcy pracowali nad swoimi pomysłami, aby dopracować je od strony biznesowej i następnie powalczyć o nagrodę.

Tak wyglądał wstępny pomysł:

Komunikację podzieliłam na trzy bloki tematyczne, czyli publikacje mieliśmy min. 3 x w każdym tygodniu w kanałach: Facebook oraz LinkedIn → tuż przed konferencją zintensyfikowaliśmy działania i posty były publikowane niemalże codziennie.

Do tego został uwzględniony start komunikacji, bieżące relacje z wydarzenia oraz podsumowania z konferencji, które stanowiły też jedno ze świadczeń dla partnerów wydarzenia.

Potrzebowaliśmy zasięgu do promocji wydarzenia, mieliśmy ograniczone środki na działania mediowe, dlatego zaproponowałam wykorzystanie kanałów social mediowych prelegentów. Pomysł był taki, aby przygotować grafiki i gotowe copy dla prelegentów z prośbą o udostępnienie.

Ale to nie wszystko. Ważne również było dla nas pozyskanie patronów medialnych, którzy pomogliby nam nagłośnić wydarzenie. Wstępny plan to m.in.:

💥 Realizacja przykładowych działań, w których wsparło nas AI

W ramach zespołu mieliśmy ograniczone moce przerobowe (projekt realizowaliśmy głównie po godzinach i w weekendy), trwał właśnie boom na narzędzia AI, więc jednym słusznym rozwiązaniem było wdrożenie ich do realizacji naszych działań 😀 Postawiliśmy na dwa narzędzia:

ChatGPT, z którym powstała notka PR dla mediów → przykładowo została opublikowana na Mam Startup: Future Crunch 2023. Weź udział w wydarzeniu dla młodych przedsiębiorców. W chatGPT tworzyliśmy także copy do komunikacji w social mediach. Przykład:

MidJourney z kolei służyło do produkcji grafik, które tematycznie miały nawiązywać do tematyki konferencji, czyli technologii przyszłości → przykładowe z nich umieszczam poniżej, abyś zobaczył_ co może wyprodukować to narzędzie.

• Do promptowania, czyli pisania komend dla sztucznej inteligencji użyliśmy przede wszystkich takich haseł jak: virtual reality, metaverse, web3.

• Kluczowe było także uwzględnienie kolorów przewodnich (róż i fiolet).

• Tło z copy były nakładane przez grafika w osobnym programie.

Wspomniałam o 3 filarach komunikacji: panelach dyskusyjnych, prelegentach i uczestnikach. Poniżej znajdziesz przykłady egzekucji tego założenia:

Przykład grafiki z podziękowaniem dla partnera konferencji:

📈 Lessons learned jako obowiązkowy punkt każdego projektu, czyli wnioski i rekomendacje do wdrożenia w przyszłych działaniach

Wyznaję zasadę, że po każdym projekcie warto usiąść i podsumować: co wyszło, co nie wyszło oraz co można poprawić w przyszłości. Tylko w ten sposób jest możliwy progres 📈 

Efekty: zrealizowaliśmy cel → na konferencję przyszło ponad 230 osób, optymistyczny plan zakładał 200 😀 

➕ Co poszło dobrze:

• prelegenci chętnie udostępniali przygotowane przez nas grafiki i copy. Dzięki temu zwiększaliśmy zasięg kampanii i trafialiśmy do odpowiednich osób z grupy docelowej → kluczowe jest przygotowanie gotowej paczki do publikacji

• grafiki z MidJourney wzbudziły zainteresowanie, co było widać po licznych reakcjach w social mediach

• praca na Asanie pomogła nam zapanować nad milionem tasków typu copy, grafiki, kontakt z mediami, follow up’y do prelegentów

• kontekstowe współprace w ramach patronów medialnych m.in. Mam Startup, Aula, Nowy Marketing → tu również ważne są gotowe materiały do użycia przez media

➖ Co nam nie wyszło:

• landing page, który był skomplikowany i przekierowywał na inną domenę → na to nie mieliśmy wpływu, musieliśmy ruszyć z tym, co mieliśmy

• komunikacja na Twitterze, ponieważ wcześniej tam nie było komunikacji fundacji TeenCrunch → finalnie skupiliśmy się w pełni Linkedin oraz Facebooku i Instagramie

• skorzystanie z grantu dla fundacji od Google tzn. tu mogliśmy tylko wyemitować reklamę tekstową, bo w grancie nie jest uwzględniona reklama typu display i video, wiec wypadła nam sieć Google Display Network i także YouTube → tu rozwiązaniem był bonus 1 200 pln w Google Ads, który jest przyznawany dla nowych kont → dzięki temu zwiększyliśmy zasięg kampanii płatnej

• komunikacja na grupach na Facebooku → był tam znikomy odzew, który wynikał z nienajlepszych godzin komunikacji (miało to miejsce w ciągu dnia zamiast wieczorem, gdy ludzie mają czas na dyskusje) oraz zbyt ogólną komunikację, a nie spersonalizowaną → to musieliśmy odpuścić działania, ze względu na brak zasobów

🚀 Co można poprawić w przyszłości:

• działania reklamowe (płatne) warto podzielić na II fazy: pierwsza na start komunikacji o konferencji, gdzie wzbudzamy zainteresowanie oraz druga na koniec, gdy jest największy potencjał na zakup biletów → często konsumenci decydują się w ostatnim momencie na udział w wydarzeniu

• grafiki dla prelegentów można zrobić jeszcze szybciej → wykorzystując do tego szablony w Canvie, nie potrzeba do tego grafika

• do komunikacji wpleść także materiały video, na które tym razem nie starczyło czasu

• mocniej zaangażować się w działania PR i współprace tzn. w podcasty, wywiady dla mediów, organizacje → to pomogłoby zwiększyć zainteresowanie tematyką przewodnią konferencji i docelowo przełożyć się na sprzedaż biletów

• lepiej wykorzystać network osób zaangażowanych w działania fundacji → to jest jedno z najlepszych działań, które uwiarygadnia projekt i trafia do odpowiednich osób

💡 Na zakończenie dodam, że strategia ma wyznaczyć kierunek działań i w jej realizacji liczy się umiejętność elastycznego dopasowania do aktualnej sytuacji.

💛 Krótkie podsumowanie ode mnie

Projekt FutureCrunch 2023 realizowaliśmy głównie po godzinach oraz w weekendy. Ja byłam pod ogromnym wrażeniem zaangażowania młodego zespołu (średnia wieku 18-20 lat), który pracował na 150% do ostatnich minut całego wydarzenia.

Kochani, raz jeszcze dla Was chapeau bas za to, co zrobiliście 👏 Mirella Kłosińska, Marcin Pindral, Julka Luto, Wiktoria Pawelec, Patryk Rutkowski, Mateusz Górecki, Kacper Szklarczyk. Dziękuję Wam za zaufanie i możliwość bycia częścią tego projektu💛

Na koniec zostawiam rekomendację, którą otrzymałam od Marcina - szefa tego całego zamieszania 🙌 

I kilka zdań od Mirelli, która była Project Managerem:

Dodaję także poniższy filmik, aby pokazać Ci, jak wyglądała w skrócie konferencja Future Crunch 2023 👇️ 

teencrunch_org

View more on Instagram

Moja współpraca z fundacją TeenCrunch trwa nadal! enjoyGrowth! zostało partnerem IV edycji. Treści z newslettera trafiały do uczestników programu akceleracyjnego, więc mogłam dzielić się swoją wiedzą na szerszą skalę, z czego jestem na maxa dumna 😊 

Jeżeli chcesz rozwinąć swój biznes w digitalu i potrzebujesz konsultacji / mentoringu w obszarze m.in. marketingu, zarządzania, to napisz do mnie na [email protected] 💌